Σχολικό μπαζάρ: πως να το οργανώσει ο Σύλλογος Γονέων

Σύλλογος Γονέων και Κηδεμόνων! Μεγάλη ιστορία και δεν μας φτάνουν άρθρα των άρθρων για να την αναλύσουμε. Παρόλα αυτά, μέσω της προϋπηρεσίας που είχα με τον άντρα μου στον Σύλλογο Γονέων του δημοτικού σχολείου της κόρης μας, θέλω να σας βοηθήσω να οργανωθείτε όσο καλύτερα μπορείτε για τις εκδηλώσεις που συνήθως διοργανώνει ένας Σύλλογος Γονέων και Κηδεμόνων, όπως τα δημοφιλή σχολικά μπαζάρ που έχουν ως στόχο την ψυχαγωγία των παιδιών αλλά κυρίως την συγκέντρωση χρημάτων για το σχολείο. Η οργάνωση που απαιτείται για ένα σχολικό παζάρι χρειάζεται συνεργασία και ομαδικότητα και φυσικά προβολή ώστε να έρθει ο κόσμος.

Προσπάθησα να βάλω με τη σειρά τα βασικά βήματα για μια σωστή οργάνωση αλλά δεν θέλω να ξεχνάτε ότι δεν μπορεί όλα αυτά να τα αναλάβουν ένα ή δύο άτομα. Θέλει ταυτόχρονα σωστό μοίρασμα ευθυνών και καλή διαχείριση χρόνου. Επιπλέον ανάλογα με το πόσο αρχάριοι ή όχι είστε σε αυτόν τον τομέα, θα σας βοηθήσει αν σπάσετε τις ευθύνες σε πολλές μικρότερες ώστε να μην σας φανεί βουνό αυτό που έχετε να ετοιμάσετε.

Πώς να οργανώσω ένα σχολικό μπαζάρ

Ορισμός ημερομηνίας & χώρου

Ξεκινήστε τις προετοιμασίες, ειδικά αν είστε αρχάριοι, τουλάχιστον 1-2 μήνες νωρίτερα παίρνοντας άδεια από το σχολείο, επιλέγοντας τον κατάλληλο χώρο και την ημερομηνία. Συγκεκριμένα θα χρειαστεί:

• Να πάρετε άδεια από το σχολείο και συγκεκριμένα από τον διευθυντή
• Να επιλέξετε τον χώρο (αίθουσα εκδηλώσεων, προαύλιο, πλατεία της γειτονιάς)
• Να επιλέξετε την ημερομηνία. Προσοχή να μην είναι πολύ κοντά σε κάποια γιορτή ή σχολικές διακοπές για να έχετε περιθώριο να αλλάξετε ημερομηνία σε περίπτωση κακοκαιρίας.

Δημιουργία ομάδων οργάνωσης

Όπως σας είπα, δεν γίνεται να περάσουν όλα από δυο-τρία χέρια. Ή μάλλον γίνεται αλλά δεν είναι ούτε σωστό ούτε δίκαιο. Το πενταμελές συμβούλιο του Συλλόγου θα πρέπει να διαμοιραστεί τις ευθύνες ανάλογα με τις ικανότητες και τον χρόνο του καθενός. Ωστόσο μην διστάσετε να ζητήστε τη βοήθεια των δασκάλων, των αναπληρωματικών μελών αλλά και άλλων γονιών.

Μία ενδεικτική πρόταση για το πώς θα μπορούσαν να χωριστούν οι ομάδες είναι η εξής:

• Ομάδα γενικής οργάνωσης: 2-3 άτομα που θα έχουν τη γενική οργάνωση, συνήθως είναι ο Πρόεδρος, ο γραμματέας και ο ταμίας, θα μοιράσουν ευθύνες, θα τρέξουν ενδεχομένως για αγορές και θα είναι οι βασικοί πυλώνες επικοινωνίας. Εννοείται ότι θα έχουν και άλλες ευθύνες κατά τη διάρκεια του μπαζάρ… αυτό δεν το γλυτώνουν.
• Ομάδα κατασκευών: Γονείς και μαθητές που θα φτιάξουν προϊόντα. Εάν το μπαζάρ θα φιλοξενήσει και ανεξάρτητους χειροτέχνες θα πρέπει κάποιος να αναλάβει και την επικοινωνία μαζί τους.
• Ομάδα φαγητού: Γονείς που θα είναι υπεύθυνοι για τα γλυκά και τα φαγητά. Επίσης θα αναλάβουν να βρουν και άλλους γονείς που θα βοηθήσουν στο σερβίρισμα των φαγητών και των ποτών.
• Ομάδα πωλήσεων: Γονείς που θα κάθονται στα stands την ημέρα του μπαζάρ μαζί με τα παιδιά.
• Ομάδα προβολής: Γονείς που θα φτιάξουν τις αφίσες, θα κάνουν τις ανακοινώσεις στα social media, θα ανεβάσουν φωτογραφίες ή βίντεο μετά το τέλος του μπαζάρ.
• Ομάδα εύρεσης χορηγών: Γονείς που θα αναζητήσουν χορηγούς και θα αναλάβουν τη λαχειοφόρο αγορά.
• Ομάδα οικονομικών: Σε συνεργασία με τον ταμία, θα πρέπει να υπάρχουν και μερικά ακόμα άτομα, όχι πολλά όμως για να μην γίνει μπέρδεμα, που θα παρακολουθούν τα έσοδα και τα έξοδα και θα έχουν την ευθύνη του ταμείου.
• Ομάδα στησίματος: Την προηγούμενη μέρα και την ημέρα του μπαζάρ θα πρέπει να υπάρχουν αρκετά άτομα για το κουβάλημα, το στήσιμο αλλά και το ξεστήσιμο*.

*Μην παραλείψετε να σκεφτείτε ποιος θα καθαρίσει τον προαύλιο χώρο και το σχολείο έπειτα από το τέλος της γιορτής. Μπορείτε να το αναλάβετε εσείς ως γονείς ή να πληρώσετε μία καθαρίστρια (του σχολείου ή εξωτερική) να σας βοηθήσει.

Ξέρω ότι σε πολλά σχολεία όλους τους παραπάνω ρόλους τους αναλαμβάνουν τα ίδια και τα ίδια άτομα ουσιαστικά “εξαντλώντας” τους εαυτούς τους. Ο σκοπός αυτής της ανάρτησης ωστόσο είναι να ξεκαθαρίσει λίγο το τοπίο βοηθώντας σας να ξεχωρίσετε ρόλους και να μοιράσετε ευθύνες καλύτερα. Αν είστε μέλος του Συλλόγου προσπαθήστε να μοιράσετε μικρές υπο-ευθύνες ακόμα και σε ενεργούς γονείς που δεν είναι απαραίτητα μέλη του βασικού σώματος του Συλλόγου.

Προώθηση του Μπαζάρ

Για να έχει επιτυχία το μπαζάρ και η γιορτή σας, θα πρέπει οπωσδήποτε να γίνει μια σωστή προβολή. Θα χρειαστεί, λοιπόν, να φτιάξετε και να διανείμετε σε διάφορα “κανάλια” τα εξής:

• Αφίσες για τη γιορτή και να τις τοποθετήστε σε διάφορα σημεία του σχολείου (και στις εξωτερικές πόρτες για να τις βλέπουν οι γονείς όταν αφήνουν τα παιδιά). Μπορείτε να ζητήσετε και από κάποια μαγαζιά της περιοχής να τις κολλήσουν στην πόρτα τους.*
• Aνακοινώσεις που θα αναρτήσετε στα social media του σχολείου έγκαιρα και τις τελευταίες μέρες πριν την εκδήλωση
• Ενημερωτικά email στους γονείς (ένα δεν αρκεί, σίγουρα θα χρειαστεί και κάποιο υπενθυμιστικό)
• Ανακοινώσεις που μπορείτε να δημοσιεύσετε στα τοπικά μέσα ενημέρωσης (εφημερίδες, site, ραδιόφωνα)

*Για τη δημιουργία αφίσας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το canva.com

Προϊόντα για πώληση – Ιδέες για μπαζάρ

Και αφού οργανωθήκαμε, πάμε τώρα να δούμε τι μπορεί να περιλαμβάνει ένα μπαζάρ. Ποιους πάγκους μπορείτε να φτιάξετε και τι προϊόντα να πουλήσετε.

• Κατασκευές μαθητών που έφτιαξαν είτε με τη βοήθεια των γονιών ή των δασκάλων τους. Θα μπορούσαν να είναι εποχικές ζωγραφιές, χειροτεχνίες, στολίδια κ.α. Σε πολλά σχολεία γονείς αναλαμβάνουν ομάδες παιδιών ανά τάξη και έτσι κάθε τάξη έχει τον δικό της πάγκο.
• Προϊόντα και προσφορές γονέων: θα μπορούσαν να είναι γλυκά του κουταλιού, μαρμελάδες, κοσμήματα, διακοσμητικά.
• Προϊόντα ή δωροεπιταγές από τοπικές επιχειρήσεις: Σε αυτές τις περιπτώσεις άλλα προιόντα κρατούνται για πώληση και άλλα χρησιμοποιούνται ως δώρα για την λαχειοφόρο αγορά.
• Μεταχειρισμένα βιβλία, ρούχα και παιχνίδια σε καλή κατάσταση.

Πολλά σχολεία συνεργάζονται με ανεξάρτητους χειροτέχνες που στήνουν τον πάγκο τους στο μπαζάρ του σχολείου. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει από την αρχή να συνεννοηθείτε για τον τρόπο που θα γίνουν οι οικονομικές σας συναλλαγές. Συνήθως δύο είναι οι επιλογές:

Είτε ο χειροτέχνης θα δώσει από την αρχή ένα στάνταρντ ποσό για να παρευρεθεί στη γιορτή και ό,τι βγάλει θα είναι δικό του είτε στο τέλος της γιορτής θα δώσει ένα ποσοστό από τις πωλήσεις που έκανε. Η επιλογή είναι δική σας και θα εξαρτηθεί και από τον αριθμό των πάγκων που θα έχετε.

Διαδραστικές δραστηριότητες στο σχολικό παζάρι

Επειδή όμως πολλές φορές ένα μπαζάρ από μόνο του δεν μπορεί να αποτελέσει πόλο έλξης για τους γονείς και τα παιδιά, σας προτείνουμε να έχετε στον χώρο και διάφορες ακόμα δραστηριότητες, όπως:

• Φωτογραφία με Άγιο Βασίλη ή με κάποια πασχαλινή φιγούρα
• Face painting ή μπαλονοκατασκευές
• Τυχερό τροχό ή λαχειοφόρο αγορά
• Γράψε γράμμα στον Άγιο Βασίλη
• Χτύπα την πινιάτα (μόνο για σχολεία με λίγα παιδιά)
• Photo Booth για μικρούς και μεγάλους
• Σταντ με μαλλί της γριάς και ποπ κορν
• Πάγκος με καφέ και ποτά
• Πώληση φαγητού, όπως σουβλάκια, πίτσες, χοτ-ντογκ κ.α.

Για περισσότερες ιδέες μπορείτε να διαβάσετε τις αναρτήσεις για τα μπαζάρ και τις γιορτές των σχολείων των παιδιών μας. Διοργανώστε την τέλεια γιορτή αποφοίτησης από το δημοτικό

Οργάνωση χώρου

Η προηγούμενη μέρα από το μπαζάρ αλλά και ανήμερα του μπαζάρ, τα πράγματα σίγουρα θα είναι λίγο έντονα. Θα πρέπει να στηθούν οι πάγκοι, τα θρανία και φυσικά όλες οι επιπλέον κατασκευές. Οπότε θα πρέπει να σκεφτείτε πως θα γίνει η διαρρύθμιση του χώρου και τι διακόσμηση θα έχετε. Συγκεκριμένα:

• Χωρίστε τον χώρο σε ζώνες (πάγκοι προιόντων, δραστηριότητες για τα παιδιά κ.α.)
• Διακοσμήστε με διακοσμητικά, μπαλόνια, τραπεζομάντηλα, κατασκευές
• Επιλέξτε ένα κεντρικό σημείο για το ταμείο ή ο χώρος που ενδεχομένως κόβετε εισιτήρια.
• Δημιουργήστε γωνιές δημιουργίας για τις κατασκευές των παιδιών

Επειδή όμως τα παιδιά πρέπει να μαθαίνουν και την προσφορά, σας προτείνουμε να καθορίσετε κι ένα ίδρυμα που θα διαθέσετε/προσφέρετε ένα μέρος των εσόδων. Δείτε πώς μπορείτε να έχετε φιλανθρωπική δράση ως σύλλογος σε αυτή την ανάρτηση: Φιλανθρωπικές και εθελοντικές δράσεις για σχολεία και Συλλόγους Γονέων

Διαχείριση των Εσόδων

Η ομάδα των οικονομικών θα πρέπει να είναι σωστά οργανωμένη γιατί η αλήθεια είναι ότι έχει μεγάλη ευθύνη. Θα πρέπει από νωρίς να είναι ξεκάθαρα τα έξοδα, πού έχουν δοθεί χρήματα και μέσω ποιου ατόμου, ώστε μετά να υπάρχει μια καλύτερη εικόνα των εσόδων. Συγκεκριμένα:

• Καταγράψτε αναλυτικά όλα τα έξοδα
• Ορίστε τις τιμές για τα προϊόντα
• Αγοράστε τα μπλοκάκια που θα χρειαστείτε για τις πληρωμές ή την λαχειοφόρο
• Προετοιμάστε το κουτί για τις πληρωμές
• Κρατήστε αρχείο εσόδων
• Ανακοινώστε πού θα διατεθούν τα χρήματα που θα συγκεντρωθούν (εκδρομές, εξοπλισμός κ.α.)

Για ακόμα περισσότερες ιδέες σχετικά με τα έσοδα, διαβάστε αυτή την ανάρτηση: 10+ τρόποι για να έχει έσοδα ο Σύλλογος Γονέων και Κηδεμόνων

Μετά το σχολικό μπαζάρ

Η δουλειά των μελών του Συλλόγου δεν τελειώνει όμως με το τέλος της γιορτής. Θα πρέπει να γίνουν τα εξής:

• Να ανεβάσετε φωτογραφίες στα SoMe.
• Να ευχαριστήσετε το σχολείο και τους γονείς για τη στήριξη και τη συμμετοχή τους. Βγάλτε σχετικές ανακοινώσεις ή γράψτε ένα ευχαριστήριο email. Δημοσιεύστε τα και στα SoMe.
• Να ανακοινώσετε το ποσό που συγκεντρώθηκε και το πού θα διατεθεί.

Κάπου εδώ θα βάλω μία τελεία και αυτό όχι επειδή δεν έχω να σας πω άλλα, αλλά επειδή κάποια πράγματα εξαρτώνται και από την κατάσταση του κάθε Συλλόγου. Άλλοι σύλλογοι είναι πιο “οικογενειακοί”, άλλοι πολύ ενεργοί με μεγάλη εμπειρία και άλλοι βρίσκονται σε πιο αρχάριο στάδιο με λίγα μόνο χέρια να βοηθήσουν.

Το μόνο που ελπίζω είναι να μην έχετε προστριβές και να μην μετατραπεί η γιορτή ή το μπαζάρ των παιδιών σε ένα πεδίο μάχης πολιτικών ή οικονομικών συμφερόντων. Σίγουρα θα υπάρχουν διαφορετικές απόψεις αλλά αν οι προθέσεις είναι αγνές τότε ίσως και να αποφύγετε τις εντάσεις. Κι αν δεν καταφέρετε να τις αποφύγετε, τότε πολλές αναπνοές και εκπνοές – άντε και λίγο γερό στομάχι – για να βγάλετε τουλάχιστον ένα ωραίο αποτέλεσμα για τα παιδιά!

Τα σχολικά μπαζάρ αποτελούν μία πολύ ωραία ευκαιρία για τα παιδιά να έρθουν σε επαφή με τη δημιουργία και την κατασκευή αλλά και με τη λογική του “φτιάχνω κάτι” και του “προσφέρω αφιλοκερδώς στο σχολείο μου”. Οπότε μην τους στερήσετε αυτή την ευκαιρία.

Γράψτε μας στα σχόλια την δική σας εμπειρία, εξτρά συμβουλές ή τους προβληματισμούς και τις απορίες σας σε περίπτωση που νιώθετε πως χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια.

Καλή επιτυχία!

Κάλη